Опис вакансії
Місце роботи: Дніпро, Україна
Тривалість: 6 місяців (з можливістю продовження)
Дата початку: 31 липня 2026 р.
Підпорядковується: Менеджеру проєкту
Географія діяльності: Дніпро, Україна
1. Контекст
Team4UA координує Консорціум TERA з метою надання комплексної гуманітарної допомоги, спрямованої на задоволення потреб внутрішньо переміщених осіб та населення, яке постраждало внаслідок конфлікту, по всій території України.
Проєкт IMPACT: «Негайна багатосекторальна пріоритетна допомога територіям, що постраждали від конфлікту» реалізується із застосуванням інтегрованого, багатокластерного підходу для надання швидкої життєво необхідної допомоги у прифронтових регіонах України з найвищим рівнем гуманітарної потреби (рівень тяжкості 4−5), зокрема у Чернігівській, Сумській, Харківській, Донецькій, Запорізькій, Дніпропетровській, Херсонській та Миколаївській областях.
Завдяки спроможностям та операційній присутності партнерів Консорціуму TERA і спеціалізованих субпартнерів проєкт забезпечує доставку допомоги до найбільш віддалених і важкодоступних громад («last-mile delivery»), включаючи грошову допомогу, гуманітарну допомогу в натуральній формі, а також життєво необхідні медичні послуги та послуги із захисту населення. Крім того, проєкт підтримує діяльність установ на прифронтових територіях та сприяє безперервному наданню критично важливих життєво необхідних послуг в умовах високого рівня небезпеки.
2. Мета посади
Фахівець із підтримки операційної діяльності забезпечує ефективне, прозоре та відповідне виконання операцій із підтримки, що дозволяє програмам і проєктам досягати своїх цілей. Посада сприяє безперебійному функціонуванню організаційних операцій, включаючи закупівлі, фінанси, управління персоналом, логістику та адміністрування, відповідно до політик і процедур організації. Фахівець тісно співпрацює з проєктними командами, операційним персоналом та зовнішніми партнерами для забезпечення своєчасного досягнення результатів проєкту.
3. Основні обов’язки
А. Операційне та адміністративне управління
- Забезпечення ефективної координації адміністративних послуг та операційних процесів.
- Підтримка впровадження внутрішніх політик, процедур та стандартних операційних процедур.
- Надання операційних консультацій програмним командам та керівництву.
- Ведення документації та записів, пов’язаних з операційною діяльністю.
Б. Закупівлі та управління контрактами
- Підтримка закупівель товарів і послуг відповідно до процедур організації.
- Допомога у підготовці планів закупівель та заявок.
- Підготовка технічних завдань, запитів на котирування або запитів на пропозиції (RFP).
- Підтримка процесів оцінки та управління контрактами.
- Моніторинг закупівельної діяльності та забезпечення відповідності правилам організації.
В. Підтримка фінансового управління
- Допомога у фінансовому плануванні, бюджетуванні та моніторингу видатків.
- Ведення фінансових записів та документації для цілей аудиту та звітності.
- Обробка платежів та забезпечення відповідності фінансовим регуляторним вимогам.
- Моніторинг використання бюджету та підтримка фінансової звітності.
Г. Підтримка управління персоналом
- Підтримка процесів рекрутингу та адаптації персоналу.
- Допомога в управлінні особовими справами та контрактами.
- Моніторинг відвідуваності, відпусток та дозволів на відрядження.
- Підтримка ініціатив із навчання та розвитку персоналу.
Д. Логістика та управління активами
- Координація логістичної діяльності, включаючи закупівлі, доставку та управління запасами.
- Ведення реєстрів активів та інвентарних записів.
- Підтримка управління автопарком та офісною інфраструктурою.
- Координація транспортних заходів та логістики місій.
Е. Координація та звітність
- Взаємодія з програмними командами, партнерами та постачальниками послуг.
- Підтримка підготовки операційних звітів та документації.
- Участь у моніторингу та оцінці операційних процесів.
Виконання інших пов’язаних обов’язків за дорученням керівника.
4. Очікувані результати
- Ефективна операційна підтримка програмної та проєктної діяльності.
- Закупівельні процеси завершені відповідно до регламентів.
- Точна фінансова та адміністративна документація.
- Ефективні системи логістики та управління активами.
- Регулярні операційні та фінансові звіти.
5. Вимоги до кандидата
Освіта: ступінь бакалавра або магістра у сфері ділового адміністрування, публічного управління, операційного менеджменту, логістики, фінансів або суміжних напрямів.
Досвід:
- Щонайменше 3−5 років відповідного професійного досвіду у сфері операційної діяльності, адміністрування, закупівель, фінансів або логістики.
- Досвід роботи в МНУО, НУО, міжнародних організаціях або системі ООН є перевагою.
Мови: вільна українська; робочий рівень англійської є бажаним.
Компетенції:
- Професіоналізм та доброчесність.
- Навички планування та організації.
- Комунікація та робота в команді.
- Клієнтоорієнтований підхід.
- Здатність працювати в мультикультурному середовищі.
6. Підпорядкування та звітність
Офіцер із підтримки операційної діяльності підпорядковується Менеджеру проєкту та працює у координації з програмною та захисною командою Team4UA, реалізуючими партнерами та відповідними підрозділами регіональних органів влади.
Як податися?
Резюме надсилайте на hr@team4ua.org, зазначивши в темі листа назву посади та місто.
З переліком усіх відкритих вакансій можна ознайомитись на нашому сайті.
