Посада: Адміністративний/-а менеджер/-ка
Сектор/Відділ: Операційний
Місце знаходження: Київ/Львів (з відрядженнями на польові об’єкти)
Підпорядковується: Керівнику операційної діяльності
Рівень/категорія: Менеджер/ка
Про роль
Ми шукаємо досвідченого/-у Адміністративного/-у менеджера/-ку для забезпечення ефективного та прозорого управління адміністративними функціями, координації організаційної логістики та контролю ІТ-інфраструктури. Позиція безпосередньо підпорядковується Керівнику операційного відділу.
Основні обов’язки
Управління офісом та добробут персоналу
- Організовувати та контролювати щоденні офісні операції та процедури.
- Управляти чистотою офісу, закупівлею витратних матеріалів та загальним добробутом персоналу.
Автопарк, закупівлі та фінансова документація
- Координувати технічне обслуговування автомобілів, ведення журналів пробігу.
- Організовувати відрядження співробітників, включаючи оформлення документів та логістику.
- Працювати з первинними документами постачальників, забезпечуючи точність і повноту.
- Підтримувати процеси закупівель: планування, запити та підготовка специфікацій.
Логістика та організація заходів
- Організовувати логістику для воркшопів, тренінгів, фокус-груп та інших операційних заходів.
Відповідність та підтримка
- Координувати та контролювати виконання внутрішніх адміністративних політик.
- Забезпечувати наявність та точність адміністративної документації для аудитів.
ІТ-підтримка та управління
- Управляти та підтримувати офісну ІТ-інфраструктуру (локальна мережа, Wi-Fi, електронна пошта).
- Координувати технічну підтримку з питань апаратного та програмного забезпечення.
- Управляти обліковими записами користувачів, правами доступу до корпоративних платформ.
- Вести облік, розгортання та технічне обслуговування всіх ІТ-активів.
Вимоги
- Ступінь бакалавра з ділового адміністрування, менеджменту або суміжної галузі.
- Мінімум 3−5 років досвіду в адміністративному управлінні або управлінні операціями, бажано в НГО.
- Досвід роботи з фінансовою документацією, процедурами закупівель і стандартами відповідності.
- Досвід управління офісною логістикою, автопарком та координацією відряджень.
- Знання ІТ-підтримки та управління інфраструктурою (базова мережева та апаратна діагностика).
- Вільне володіння англійською мовою.
Ключові компетенції
- Організаційні навички: відмінне планування, координація та управління часом.
- Увага до деталей: ретельний підхід до документації, фінансових записів та обліку ІТ-активів.
- Вирішення проблем: здатність усувати труднощі в операційній діяльності та технічній підтримці.
- Комунікація: сильні міжособистісні та письмові навички для взаємодії з персоналом та постачальниками.
- Доброчесність: високий рівень професіоналізму та дотримання стандартів конфіденційності.
Як податися?
Резюме надсилайте на hr@team4ua.org, зазначивши в темі листа назву посади та місто. З переліком усіх відкритих вакансій можна ознайомитись на нашому сайті.
